1Finalidad
del Balance de Comprobación: Una vez
determinados los saldos de las cuentas en el Mayor General, el siguiente paso
será la elaboración del Balance de Comprobación.
El
Balance de Comprobación se prepara con el fin de:
1.-
Probar cierta corrección del trabajo
2.-
Verificar si se aplico el principio de la partida doble en el registro de las
operaciones, es decir, si los débitos fueron contabilizados por la misma
cantidad de los créditos.
3.-
Facilitar la preparación de los Estados Financieros.
Si
embargo, es conveniente recalcar que el Balance de Comprobación no constituye
una prueba concluyente de que los datos mostrados han sido obtenidos correctamente.
1Tipos
de Balances de Comprobación: El tipo de
Balance de Comprobacion estara dado por la clase de información que muestran
las cifras de las cuentas en las columnas, las cuales tambien cambiaran su
denominación en este sentido.
Los
tipos de Balances de Comprobación son Dos:
1.-
Balance de Comprobación por Sumas: El Balance de Comprobacion por sumas,
toma esta denominación debido a que las cifras que presenta son las
correspondientes al total de los debitos y creditos efectuados en las cuentas.
2.-
El Balance de Comprobación por Saldos: En el Balance de Comprobacion por
Saldos la información que se presenta son los saldos de las cuentas para la
fecha de preparación del balance. Las columnas que muestran las cifras
adquieren la denominación de Deudor y Acreedor.
Partes
del Balance de Comprobación:
El
Balance de Comprobación esta compuesto por:
1.-
El encabezamiento
-
El nombre de la
empresa
-
El nombre del
Balance
-
La fecha de
formación del Balance
2.-
El cuerpo del balance de comprobación esta formado por:
-
Nombre de las
columnas
-
Las cuentas y sus
respectivas cifras
 Código
de la cuenta |
Cuentas
|
Saldos
Deudor Acreedor
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
Pasos
para la preparación del Balance de Comprobación:
1.-
Escribir el encabezamiento
2.-
Encabezar las columnas según el tipo de balance
3.-
Escribir las cuentas con sus respectivas cifras, de acuerdo a la información
presentada por el libro mayor y al tipo de balance.
4.-
Sumar ambas columnas
·
La Hoja de Trabajo
Es
un instrumento de que se vale el Contador, es un borrador extracontable, donde se reune la información
antes de operar en los libros es de gran ayuda para formular los Estados
Financieros.
Este
borrador facilita la agrupación, el análisis y el ordenamiento de todas las
cuentas que conforman la contabilidad, asi como tambien permite formular los
asientos de ajustes y los cierres antes de asentarlos en el libro diario,
ademas representa una guia que permite al Contador la elaboración de los
Estados Financieros.
Esta
hoja de trabajo no es obligatoria llevarla, pero la mayoria de las empresas la
utilizan debido al gran beneficio que representa; generalmente esta formada por
12 columnas, pero tambien es utilizada de 8 columnas.
La
hoja de ocho (8) columnas su contenido
es el siguiente:
-
Columnas 1 y 2
Balance de Comprobacion
-
Columnas 3 y 4
Costo de Ventas
-
Columnas 5 y 6
Ganacias y/o Perdidas
-
Columnas 7 y 8
Balance General
La
hoja de doce (12) columnas su contenido es el siguiente:
-
Columnas 1 y 2
Balance de Comprobacion
-
Columnas 3 y 4
Ajustes
-
Columnas 5 y 6
Balance de Comprobacion Ajustado
-
Columnas 7 y 8
Costo de Ventas
-
Columnas 9 y 10
Ganacias y/o Perdidas
-
Columnas 11 y 12
Balance General
·
Los Estados
Financieros
1Finalidad
de los Estados Financieros: Hemos repetido
muchas veces que uno de los objetivos primordiales de la Contabilidad, es
producir la información necesaria para todas las personas o entidades que
requieren conocer la gestion de la empresa en un determinado periodo o
ejercicio, el cual no puede ser mayor de un año según lo estable la ley
venezolana.
Según
el Instituto Americano de Contadores Publicos Independientes “Los Estados
Financieros se preparan con el fin de presentar una revisión periódica o
informe acerca del progreso de la administración y tratar sobre la situación de
las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el periodo que
se estudia”.
Los
estados financieros que mas se utilizan como medio de información son:
-
Estado de Ganacias
y/o Perdidas
-
Balance General
-
Estado de Utilidades
no Distribuidas
-
Estado del Flujo
del Efectivo
En
esta asignatura nos dedicaremos al estudio de los dos primeros estados
financieros.
ü Estado
de Ganancias y/o Perdidas.
Se
trata de una demostración en forma resumida de las variaciones que ha sufrido
el cpital en un determinado ejercicio economico, es decir, es una relacion de
todos los ingresos, costos, gastos o perdidas ocurridas en un ejercicio
economico, con la finalidad de establecer la utilidad o perdida en ese lapso
eterminado.
El
estado de ganacias y/o perdidas conocido tambien como Estado de Resultados,
va a ser la resultante de todos los
ingresos y los egresos que se vienen acumulando a lo largo del ejercicio, de
aquí la importancia de haber mantenido un correcto registro de todas las operaciones
ocurridas en el periodo.
ü
Contenido del
Estado de Ganancias y/o Perdidas:
Desde
el punto de vista de su presentación, forma y contenido, este estado consta de
dos partes:
1.-
Encabezamiento: Se trata de la información de carácter general que precede
al contenido del mismo y dentro del cual tenemos:
-
Nombre del
propietario o empresa
-
Identificación del
estado al cual se refiere
-
Ejercicio al cual
corresponde el mismo
Ejemplo:
La
Morena, C. A.
Estado
de Ganancias y Perdidas
Del
01-01-99 Al 31-12-99
2.- Contenido Financiero: La parte de
fondo del Estado de Ganancias y Perdidas esta constituida de la siguiente
forma:
-
Ingresos principal
u operacional
-
Costos de Ventas
-
Gastos
Operacionales de Ventas
-
Gastos
Operacionales de Administración
-
Gastos Financieros
-
Otros Ingresos o
Ingresos no operacionales
-
Egresos
Extraordinarios
3.-
El Costo de venta se determina de la siguiente manera:
Inventario
Inicial XXXXXX
Mas:
Compras XXXX
Fletes en compras XXXX
Compras
Netas XXXXXXX
Mercancía Disponible
para la venta XXXXXXX
Menos:
Devoluciones en compras XXXXXXX
Descuentos en compras XXXXXXX
Rebajas en Compras XXXXXXX
Inventario Final XXXXXXX
Costo de Ventas XXXXXXX
ü El
Balance General: Junto con el Estado
de Ganancias y Perdidas, constituye el informe contable mas importante que debe
elaborar la empresa al finalizar cada ejercicio economico; en este caso se
trata de presentar en forma clasificada todas las cuentas que representan
bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada, es
decir, una relacion de cuentas reales, de valoración y de orden; que en forma
resumida presenten la situación objetiva de una empresa en marcha para la fecha
de cierre de la empresa.
El
objetivo principal es de sintetizar donden se encuentran invertidos los valores
de la empresa (Activos), y el origen y la fuente de donden provienen esos
valores (Pasivo y Capital).
El
Balance General se debe elaborar por lo menos una vez al año al finalizar el
ejercicio economico; esto no implica que no se pueda elaborar en periodos
menores (mensual, trimestral o semestral) de acuerdo a las leyes vigentes, o
por estar estipulados en los contratos o estatutos de cada empresa en
particular.
ü
Contenido del
Balance General
Desde
el punto de vista de su presentación, forma y contenido, este estado consta de
dos partes:
-
Encabezamiento: En
esta parte se trata de la información de carácter general que procede al
contenido del mismo, y que sirve para identificar el informe contable, y el
cual comprende:
1.-
Nombre del propietario o empresa
2.-
Identificación del Estado al cual se refiere
3.-
Fecha en que fue elaborado
Ejemplo:
La
Morena, C. A.
Balance
General
Al
31-12-99
-
Contenido
Financiero: El balance general debe reflejar en forma clara los tres grandes
grupos de cuentas reales, guardando completo equilibrio en la ecuación:
Activo =
Pasivo + Capital
Ademas, se debe
reflejar las cuentas de orden y valoración o complementarias que existan en
cada caso, el balance debe reflejar las cuentas en el siguiente orden:
-
Activo:
1.-
Activos Circulantes
2.-
Inversiones permanentes
3.-
Activos Fijos Tangibles e intangibles
4.-
Cargos Diferidos
5.-
Otros Activos
-
Pasivos:
1.-
Pasivos Corto plazo
2.-
Pasivos a largo Plazo
3.-
Creditos diferidos
4.-
Otros Pasivos
-
Capital
1.-
Capital Social
2.-
Reservas
3.-
Superavit
·
Asientos de Cierre
Una
vez elaborado el Estado de Ganancias y Perdidas, las cuentas nominales
(Ingresos y Egresos) han quedado reducidas a la utilidad o la perdida ocurrida
en el ejercicio economico, la cual debe incidir sobre la cuenta capital como
aumento o disminución.
En
terminos generales, los asientos de cierre no son otra cosa que registrar
contablemente las cuentas de egresos que son deudoras por el haber, y las
cuentas de ingresos que son acreedoras por el debe, con el fin de ser
canceladas y su diferencia traspasarla a la cuenta de “Capital”.
A
continuación se da un ejemplo de la forma o manera de cerra las cuantas
nominales:
-1-
Costo
de Ventas XXXXXXX
Inventario de mercancía XXXXXX
Compras XXXXXX
Fletes Sobre Compras XXXXXX
Gastos
de Importación XXXXXX
Para
registrar cierre de las cuentas deudoras del costo de ventas
-2-
Devoluciones
en compras XXXXXXX
Descuentos
en Compras XXXXXXX
Bonificaciones
en Compras XXXXXXX
Rebajas
en Compras XXXXXXX
Inventario
Final de mercancía XXXXXXX
Costo de ventas XXXXXX
Para
registrar cierre de las cuentas acreedoras del costo de ventas
-3-
Ganancias
y Perdidas XXXXXXX
Costo de Ventas XXXXXXX
Para
cerrar cuenta de costo de ventas contra ganancias y perdidas
-4-
Ganancias
y perdidas XXXXXXX
Devoluciones en ventas XXXXXXX
Descuentos en ventas XXXXXXX
Rebajas en ventas XXXXXXX
Sueldos de vendedores XXXXXXX
Comisiones de Vendedores XXXXXXX
Fletes en ventas XXXXXXX
Depreciación de Vehículos XXXXXXX
Sueldos y salarios XXXXXXX
-5-
Ventas XXXXXXX
Alquileres
Ganados XXXXXXX
Intereses
ganados XXXXXXX
Ganancia
en venta de activos XXXXXXX
Ganancias y Perdidas XXXXXXX
Para
cerrar cuentas acreedoras del ganancia y perdidas
-6-
Ganancias
y Perdidas XXXXXXX
Utilidad del Ejercicio XXXXXXX
Para
realizar traspaso de resultados del ejercicio al capital.
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